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Kassenprüfung (Deutschland)

Deutsche FlaggeDieser Artikel ist ausschließlich für Nutzer aus Deutschland relevant.

Bei einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) oder einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt Ihre Kassendaten in digitaler, maschinell auswertbarer Form an. Belbo stellt Ihnen dafür drei Exporte bereit, die Sie jederzeit selbst erzeugen und dem Prüfer oder Ihrem Steuerbüro übergeben können.

Welche Daten wollen Prüfer sehen?

Ein Prüfer verlangt in der Regel drei Arten von Daten. Alle drei können Sie in Belbo selbst exportieren:

  • DSFinV-K-Export – Ihre vollständigen Kassendaten (Belege, Positionen, Steuersätze, Zahlarten, Tagesabschlüsse) im bundeseinheitlichen Format der Finanzverwaltung.
  • TSE-Log-Export – die von der Technischen Sicherheitseinrichtung erzeugten Signatur- und Protokolldaten, mit denen die Unveränderbarkeit Ihrer Buchungen nachgewiesen wird.
  • Einstellungshistorien-Export – die Nachweiskette darüber, wer wann welche Einstellung in Ihrem Kassensystem geändert hat. Sie ist Teil Ihrer Verfahrensdokumentation.
Alle drei Exporte können Sie selbst und ohne unsere Mitwirkung erzeugen – auch während einer laufenden Prüfung, wenn der Prüfer bereits im Betrieb ist.

1. DSFinV-K-Export

Die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) ist das vom Bundesfinanzministerium vorgeschriebene Format, in dem Kassendaten an das Finanzamt zu übergeben sind. Der Export enthält sämtliche Einzelaufzeichnungen des gewählten Zeitraums – jeden Beleg mit allen Positionen, Steuersätzen, Zahlarten und der zugehörigen TSE-Signatur.

  1. Öffnen Sie das Kassensystem.
  2. Klicken Sie oben rechts auf „Optionen“.
  3. Wählen Sie „DSFinV-K Export (Kassenprüfung)“.
  4. Geben Sie den Zeitraum an, den der Prüfer angefordert hat, und starten Sie den Export.

Sie erhalten eine ZIP-Datei. Diese sollten Sie unverändert weitergeben: Öffnen, Umbenennen oder Nachbearbeiten der enthaltenen Dateien kann dazu führen, dass der Prüfer den Export zurückweist.

Prüfer fordern den DSFinV-K-Export meist für ein volles Kalenderjahr oder für den gesamten Prüfungszeitraum an. Erzeugen Sie ihn im Zweifel lieber für einen zu großen als für einen zu kleinen Zeitraum.

2. TSE-Log-Export

Der DSFinV-K-Export beschreibt was kassiert wurde. Der TSE-Log-Export belegt, dass es nicht nachträglich verändert wurde: Er enthält die von der Technischen Sicherheitseinrichtung erzeugten, kryptografisch signierten Protokolldaten. Prüfer verlangen ihn häufig zusammen mit dem DSFinV-K-Export, um einzelne Belege gegenzuprüfen.

  1. Öffnen Sie Einstellungen › TSE (Kategorie „Kassensystem“).
  2. Wechseln Sie in den Reiter „Log“.
  3. Grenzen Sie den gewünschten Zeitraum ein.
  4. Starten Sie den Export der TSE-Protokolldaten.

Auch diese Datei geben Sie bitte unverändert weiter. Die Signaturen sind nur dann gültig, wenn die Daten exakt so vorliegen, wie die TSE sie erzeugt hat.

Der TSE-Log enthält nur Vorgänge ab dem Zeitpunkt, ab dem Ihre TSE aktiv signiert (Feld „Starte Signaturen ab“ im Reiter Status). Für die Zeit davor weisen Sie Ihre Beauftragung über den Reiter Historie nach. Mehr dazu unter Technische Sicherheitseinrichtung („TSE“).

3. Einstellungshistorien-Export

Zu einer ordnungsgemäßen Kassenführung gehört der Nachweis, dass die Kasse nicht heimlich umkonfiguriert wurde – etwa durch geänderte Steuersätze, Zahlarten oder Rechte. Genau das dokumentiert die Einstellungshistorie: Sie protokolliert lückenlos, welcher Mitarbeiter wann welche Einstellung verändert hat.

  1. Öffnen Sie Einstellungen › Konto › Einstellungshistorie.
  2. Grenzen Sie den Zeitraum auf den Prüfungszeitraum ein.
  3. Exportieren Sie die Historie und legen Sie sie Ihrer Verfahrensdokumentation bei.

Weitere Details zu dieser Ansicht finden Sie im Artikel Einstellungshistorie.

So bereiten Sie sich vor

  • Erzeugen Sie die Exporte einmal probeweise, bevor ein Prüfer vor der Tür steht. Bei einer Kassen-Nachschau haben Sie wenig Zeit – und Sie wollen die Klickwege dann bereits kennen.
  • Halten Sie die Kassenmeldung bereit. Seit 2025 muss jede Kasse beim Finanzamt gemeldet sein. Wie das in Belbo funktioniert, lesen Sie unter Kassenmeldung.
  • Denken Sie an die übrigen Unterlagen – Tagesabschlüsse, Zählprotokolle und die Belege zu Ausgaben und Einlagen gehören ebenfalls zu einer vollständigen Kassenführung.
  • Beziehen Sie Ihr Steuerbüro früh ein. Über den Buchhalterzugang kann es die wichtigsten Kassendaten selbst abrufen.

Sie sind nicht allein – sprechen Sie uns an

Eine Kassenprüfung ist für viele Betriebe eine Ausnahmesituation. Wenn Sie unsicher sind, welchen Export der Prüfer genau meint, wenn eine Datei nicht wie erwartet erzeugt wird oder wenn der Prüfer Rückfragen zur Technik unseres Kassensystems hat: Melden Sie sich jederzeit bei uns. Kontaktieren Sie unseren Support via Chat oder E-Mail – gern auch kurzfristig, während die Prüfung noch läuft. Wir unterstützen Sie bei allen technischen Fragen rund um die Exporte und liefern Ihrem Prüfer bei Bedarf ergänzende Auskünfte zum System.

Alle Angaben, insbesondere in Bezug auf genannte Fristen und Pflichten, sind ohne Gewähr. Auf Grund der Gesetzeslage dürfen wir Sie bei Steuerthemen nicht beraten. Welche Daten in Ihrem Fall vorzulegen sind, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

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